Työyhteisön kesäpäivää on fasilitoitava avoimen kepeästi

Kysyin edellisessä blogissani tarvitseeko työyhteisö omia fasilitaattoreita ja tulin siihen tulokseen, että fasilitaattori voi olla yksi tärkeä toimija uudenlaisessa itseorganisoituvassa työkulttuurissa.

Kerron tässä kirjoituksessa kesäkuun 16. päivän kokeilusta, jossa tehtäväni oli fasilitoida Metropolian uudelleen organisoituneen kulttuurialan ensimmäistä työpajamuotoista yhteistapaamista. Aiheena oli Unelmien kampus, joka toivon mukaan toteutuu muutaman vuoden kuluttua Arabianrannassa. Työpaja oli osa hyvinvointiaiheista kesäpäivää ja ajankohta “loman kynnyksellä”. Eli kovin tiukalla ei pipoa voinut pitää, vaan tavoitteena oli myös rentoutua mukavien kollegoiden parissa.

Fasilitointimenetelmän valinta on kriittinen

Osallistujia oli yli sata, joten yksin en leikkiin ryhtyisi. Sain tilaajilta luvan rekrytoida ryhmän fasilitaattoreita. Valmistauduin miettimällä mainospuheen valmiiksi, sillä koulutusorganisaation toukokuu-kesäkuun vaihde, ei ole paras mahdollinen aika löytää tekijöitä yllättäville tehtäville. Vetosin mahdollisuuteen tehdä juuri sellainen työapaja mihin me haluaisimme osallistua. Lupasin, että ei aseteta tavoitteeksi innovoida kultturellia hoivarobottia tai muutakaan maailmaa pelastavaa tuotetta, vaan annetaan tilaan osallistujien omille aiheille. Tässä vaiheessa kollegat pehmenivät ja lupautuivat tulemaan yhteiseen suunnittelupalaveriin.

Sain kollegoita yhteissuunnitteluun kulttuurialan kaikilta osaamisalueita eli Kulttuuripalvelut, Media & Musiikki. Ehdotin fasilitointiin Open space-menetelmää, joka lähtee liikkeelle osallistujia kiinnostavista kysymyksistä ja on hyvin itseohjautuvaa. Tietysti on hyvä kysyä, olisiko minun pitänyt jättää menetelmän valinta ryhmän tehtäväksi. Oma arvioni oli, että olisimme siinä tapauksessa tarvinneet aikaa useammalle suunnittelupalaverille ja siksi päädyin ehdottamaan tiettyä menetelmää. Osalle kollegoistani menetelmä oli tuttu ja toisille sen oppiminen oli hyvä syy lähteä kokeilemaan. Pitäydyimme ehdottamassani Open space menetelmässä ja käytimme pari tuntia kahden tunnin työpajan suunnitteluun. Sen jälkeen tein yhteenvedon, jota kirkastimme vielä virtuaalisesti.

Open Space edellyttää fasilitaattoreilta epävarmuuden- ja kaaoksensietokykyä

Open Space työpaja aloitetaan kertomalla työskentelyn periaatteet ja aikataulu. Ensimmäisessä vaiheessa osallistujat saavat kirjoittaa paperille aiheita, joiden ympärille he haluavat kerätä työryhmän. Aiheet liittyvät teemaan, joka oli siis Unelmien kampus, meidän tuleva työyhteisömme. Työskentelyn inspiraatioksi meillä oli puhumassa kampusyhteisöjen asiantuntija Suvi Nenonen. Näin saimme kiinni tilojen merkityksestä oppimiseen ja meitä kiinnostavaan tulevaisuuden pedagogiikkaan.

Kun osallistujat ovat kirjanneet ylös riittävän ryhmän kokoon nähden riittävän määrän ehdotuksia, ne luetaan ääneen koko porukalle.  Toisessa vaiheessa osallistujat, jotka eivät ehtineet tai halunneet ehdottaa aihetta, lähtevät etsimään itselleen mielenkiintoista aihetta. Fasilitaattorit eivät lähde ehdottelemaan aiheita tai vaikuttamaan ryhmien muodostumiseen. Pää on pidettävä kylmänä ja luotettava osallistujiin. Epävärmuus voi monista tuntua epämiellyttävältä, mutta siihen tottuu. Toinen fasilitaattorille tärkeä ominaisuus on kaaoksensietokyky, sillä sitä etsintävaihe monien mielestä on aina.

Ensimmäinen ryhmä järjestäytyi nopeasti näyttämölle valkokankaan taakse omaan rauhaan.

Ryhmät muodostuvat myös eri tahtiin. Meidän työpajassa syntyi nopeasti useita ryhmiä. Muutamat aloittivat kahdestaan, mutta vähitellen heillekin tuli seuraa. Vaikka menetelmän mukainen ryhmäytyminen lähtee yhden henkilön ehdotuksesta, meillä syntyi myös ryhmiä, jotka pitkään pohtivat omaa aihettaan. Open Space periaatteisiin kuuluu, että jos ei koe saavansa ryhmän keskustelustsa mitään, on vapaa jatkamaan matkaansa toiseen ryhmään.

Sami Huohvanainen esittelee kognitiivisen ergonomian elementtejä.

Lopuksi ryhmien työskentely esitellään kaikille. Olimme perustaneet tulevan, unelmien kampuksen henkilökunnalle suljetun Facebook-ryhmän, johon ryhmät dokumentoivat omat keskustelunsa. Lopuksi keräännyimme vielä yhteen ja jokainen ryhmä esitteli oman työnsa tärkeimmät oivallukset koko osallistujajoukolle. Aikaa annoimme 2 minuuttia ja siinä ajassa ehtii todella sanomaan paljon! Lopputiivistyksistä tuli hieno kokonaisuus, jossa myös hitaasti käyntiin lähteneet ryhmät osoittivat toimivuutensa.

Mitä tapahtuu fasilitoidun työpajan jälkeen?

Suunnittelun alussa meitä fasilitaattoreita yhdisti kokemus työpajoista, jonka tuloksista ei kuulunut mitään jälkeenpäin. Tästä syystä painotimme aiheiden valinnassa omaa mielenkiintoa ja ajatusten jakamista . Emme luvanneet työryhmää tai päällikköä, joka ottaa koppia, vaan elinkelpoiset suunnitelmat jatkavat jalostumista ryhmän hoivissa. Loman kynnyksellä tulevaisuuden suunnittelu on kuitenkin vaarassa sulaa kesän auringossa, joten perustimme yhteisen Facebook-ryhmän. Sieltä löysikin tämän blogin kuvateksteihin materiaalia ja toivon, että aiheet löytyvät uudestaan taas syksyn alkaessa. Myös Creative Campus Arabian projektipäällikkö Päivi Fredriksson kyseli materiaaleja jälkeenpäin, eli eiköhän suunnitelmat lähde kiertoon.

Fasilitaattoreiden vastuu ja vapaus?

Työpajan tuotokset ovat dokumentoituna Facebook-ryhmään, joka toimii tulevaisuudessa Metropolian kulttuurialan keskustelufoorumina. Tämän lisäksi Creative Campus Arabia hanke hyödyntää tuloksia. Tärkein paikka tuloksille on kuitenkin osallistujat, jotka jatkavat syntyneiden ideoiden jalostamista sopivan paikan tullen.  Hyvine ideoiden syntyä ei voi pakottaa, mutta niille voi luoda otolliset olosuhteet.

Voimmeko me fasilitaattorit nyt päästää irti? Minusta voimme. Olemme tehneet tilauksen mukaisen työn ja kokeilleet meille uutta fasilitointimenetelmää. Kiittelimme toisiamme hyvästä työstä  ja totesimme yhteistyön olleen onnistunutta. Purkutapaaminen yhdessä työn tilaajan kanssa olisi voisi paikallaan lomien jälkeen. Nyt kokemus jää kypsymään kesälomien ajaksi.